Ошибка сведений тк выявленная на федеральном уровне что это значит

Проверив отчет, ФНС в течение следующего рабочего дня направляет компании квитанцию о приеме или уведомление об отказе. В документе пишут код ошибки и расшифровку этого кода. Чтобы бухгалтерам было проще разобраться, в чем ошибка и как ее исправить, эксперты Экстерна составили шпаргалку по 10 самым распространенным причинам отказов.

Если налоговый орган прислал уведомление об отказе в приеме файлов электронной отчетности, нужно устранить ошибки и направить отчетность повторно.

Практика показывает, что проблемы с отправкой отчетности возникают, как правило, из-за одних и тех же ошибок.

Отчетность по налогам и страховым взносам считается принятой, если налоговым органом отправлена квитанция о приеме, подписанная электронной подписью должностного лица налогового органа (как правило, руководителем налогового органа).

В противном случае направляется уведомление об отказе с указанием кода ошибки.

К ошибкам, препятствующим приему отчетности в электронном виде, относятся:
• 0200100000 — Структура имени файла не соответствует требованиям формата
• 0300300000 — Структура файла не соответствует требованиям формата
• 0400100001 — Не найден плательщик по ИНН и КПП или ИНН, представленному в файле
• 0400200005 — Документ с указанным «Видом документа» и «Номером корректировки» уже зарегистрирован
• 0500100000 — Значение элемента отсутствует в справочнике

0200100000 — Структура имени файла не соответствует требованиям формата

Проще говоря, название файла отчетности не соответствует установленным требованиям.

Название файла отчетности формируется из структурных элементов, схематично оно должно иметь вид:

где:

R_T — префикс, обозначающий принадлежность информации файла к определенному виду. (Вид и тип информации представляются сочетанием символов (латинские буквы и цифры));

A — идентификатор получателя, которому направляется файл отчетности;

K — идентификатор конечного получателя, для которого предназначена информация из данного файла отчетности;

Каждый из идентификаторов (A и K) имеет вид:
1. для организаций — девятнадцатиразрядный код (ИНН и КПП юридического лица);
2. для физических лиц — двенадцатиразрядный код (ИНН физического лица, имеющего ИНН, при отсутствии ИНН — последовательность из двенадцати нулей);
3. для налоговых органов — четырехразрядный код (код налогового органа).

O — идентификатор отправителя информации, имеет вид:

1. для организаций идентификатор отправителя информации представляется в виде девятнадцатиразрядного кода (ИНН и КПП юридического лица);
2. для физических лиц — двенадцатиразрядный код (ИНН физического лица, имеющего ИНН. При отсутствии ИНН — последовательность из двенадцати нулей);
3. для налоговых органов — четырехразрядный код (код налогового органа ).

GGGG — год формирования передаваемого файла, MM — месяц, DD — день;

N — идентификационный уникальный номер файла. (Длина — от 1 до 36 знаков. Идентификационный номер файла должен обеспечивать уникальность файла.)

Расширение имени файла должно быть xml.

Расширение имени файла может указываться как строчными, так и прописными буквами.

Таким образом, ошибки в названии файла отчетности могут быть связаны и чаще всего так и происходит, с неправильным указанием ИНН/КПП отправителя, кода налогового органа как получателя.

0300300000 — Структура файла не соответствует требованиям формата

Данная ошибка очень часто возникает в том случае, если мы отправляем отчетность по старому формату.

То есть данная форма и формат были обновлены, а наша программа формирует файлы в старом формате по неактуальной форме.

Для исправления этой ошибки нам нужно обновить свою программу подготовки отчетности и тем самым обновятся формы и их форматы.

По этой же причине может возникнуть ошибка: «Файл не соответствует xsd-схеме», с кодом: 0300300001

После исправления ошибки необходимо отправить декларацию повторно как первичную.

0400100001 — Не найден плательщик по ИНН и КПП или ИНН, представленному в файле

Данная ошибка возникает в следующих случаях:

1. неправильное указание данных налогоплательщика в налоговой отчетности;
2. налогоплательщик снят с учета;
3. сведения о налогоплательщике отсутствуют в базе ФНС России.

Для исправления данной ошибки нам необходимо в первую очередь проверить правильность указания налогового органа в который мы отправляем файл отчетности.

Не исключено, что нам придется связаться с налоговой инспекцией, чтобы уточнить там — не был ли налогоплательщик снят с учета или переведен в другую налоговую (в связи с реорганизацией) и проверить регистрацию его в базе ФНС России.

После исправления ошибки необходимо отправить декларацию повторно как первичную.

0400200005 — Документ с указанным «Видом документа» и «Номером корректировки» уже зарегистрирован

Тоже очень распространенная ошибка, связанная, как правило, с нашей невнимательностью, когда мы пытаемся отправить уже отправленный нами ранее отчет.

Или когда при формировании уточненного файла отчетности мы забываем изменить статус отчета с «первичного» на «корректирующий».

Для исправления данной ошибки нам необходимо отправить корректирующую декларацию в электронном виде. Для этого открываем отчет и на титульном листе изменяем номер корректировки с 0 на 1.

0500100000 — Значение элемента отсутствует в справочнике

Данная ошибка возникает, как правило, из-за отсутствия обновления программного обеспечения на стороне налогового органа.

Под справочником имеется ввиду справочники СППФД/СФНД:

1. СППФД — Справочнике периодов применения форматов представления в электронном виде налоговых деклараций, расчетов (уточненных налоговых деклараций, расчетов), бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих для исчисления и уплаты налогов и сборов
2. СФНД — Справочник форматов документов, используемых налоговыми органами и налогоплательщиками при реализации электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах

Это ведомственные справочники ФНС России, которые используются в программном обеспечении налоговых органов для формирования, передачи и приема налоговой документации (информации) при взаимодействии налоговых органов с юридическими и физическими лицами в электронном виде.

Поскольку обновление справочников СППФД/СФНД никак от нас не зависит, то в случае возникновения такой проблемы, нам нужно будет переотправить отчеты дождавшись, если позволяет время, обновления приемников налоговых органов.

Состав формы

Отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и 2 разделов с подразделами. В них отражают сведения, например:

• о страхователе (титульный лист формы);
• о трудовой деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы);
• о страховом стаже (подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы);
• о зарплате работников бюджетной сферы (подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 формы);
• об основаниях для отражения данных о периодах работы в условиях, которые дают право для досрочной пенсии (подраздел 2 раздела 1 формы);
• о застрахованных, за которых перечисляли дополнительные взносы на накопительную пенсию (подраздел 3 раздела 1 формы);
• о взносах на травматизм (подразделы 2.1 и 2.2 раздела 2 формы);
• о результатах обязательных медосмотров и спецоценке (подраздел 2.3 раздела 2 формы).

Заполнять подраздел 1 раздела 1 надо при сдаче подразделов 1.1, 1.2, 1.3. Подразделы 2.1 и 2.3 раздела 2 заполняют все страхователи при подаче раздела 2. Подразделы 2.1.1 и 2.2 раздела 2 оформляют, только если есть показатели. Титульный лист входит в состав отчета всегда.

Перенос сведений из старых форм в новую

Подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1 станет аналогом СЗВ-ТД, а подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1 – СЗВ-СТАЖ.

В подраздел 3 раздела 1 новой формы перенесли сведения из ДСВ-3.

Раздел 2 ЕФС-1 заменит 4-ФСС.

Сроки сдачи

ЕФС-1 с подразделом 1.2 подраздела 1 раздела 1 подают раз в год. Впервые это нужно сделать не позднее 25 января 2024 года за 2023 год.

Форму с разделом 2 представляют ежеквартально — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

ЕФС-1 с подразделом 1.1 подраздела 1 раздела 1 надо сдать при приеме, увольнении, переводе и иных кадровых изменениях с 1 января 2023 года в такие сроки:

• при приеме на работу или увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
• при заключении и прекращении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня после заключения или прекращения договора;
• в случае иного кадрового мероприятия (перевод, переход на электронную трудовую книжку и т.п.) — не позднее 25-го числа следующего месяца.

ЕФС-1 с подразделом 1.3 подраздела 1 раздела 1 учреждения подают не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим.

ПФР разъяснил, что последний раз СЗВ-М представляют за декабрь 2022 года не позднее 16 января. Чтобы определить форму (СЗВ-ТД или ЕФС-1), по которой надо сдать сведения (например, о переводе), ориентируются на дату приказа. Подробнее см. новость.

Нюансы заполнения формы для всех страхователей

В подразделе 1 раздела 1 в поле «Статус ЗЛ» надо указать статус зарегистрированного лица, например: ГРФ – граждане РФ, ПЖИГ – иностранцы или лица без гражданства, постоянно проживающие в России.

В подразделе 1.1 подраздела 1 раздела 1 отражают сведения о трудовой деятельности. Они схожи с теми, что были в СЗВ-ТД. Отличие: теперь нужно отражать еще и сведения по договорам ГПХ.

В гр. 7 указывают причину увольнения и код. Последний берут из классификатора к порядку заполнения. Например, при увольнении по собственному желанию – п3ч1с77тк. Сейчас в СЗВ-ТД код не указывают. Если в гр. 7 поставили код «иное», то надо отразить норму нормативно-правового акта, по которому уволили работника. При прекращении договора ГПХ графу не заполняют.

В подразделе 1.2 подраздела 1 раздела 1 по сравнению с отчетом СЗВ-СТАЖ добавили графы, например:

• 5 – районный коэффициент;
• 11 – индивидуальный номер рабочего места;
• 12 – класс (подкласс) условий труда.

Убрали гр. 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица/сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным».

Теперь в разделе отражают сведения только по отдельным категориям работников, например:

• по «вредникам»;
• работникам с чернобыльскими льготами;
• государственным и муниципальным служащим;
• тем, кто находился в отпуске до 3 лет или без сохранения зарплаты.

В подразделе 2 раздела 1 указывают сведения по страхователю. Его подают вместе с подразделом 1.2 подраздела 1. Поле «Отчетный период» должно иметь значение, равное или больше «2023».

В подразделе 3 раздела 1 в таблице отражают те же показатели, что сейчас в отчете ДСВ-3.

В подразделе 2.1 раздела 2 вносят показатели, аналогичные показателям в табл. 1 отчета 4-ФСС. В новый отчет добавили гр. 4 «На начало отчетного периода».

В подразделе 2.1.1 подраздела 2.1, подразделах 2.2 и 2.3 раздела 2 указывают ту же информацию, что сейчас в таблицах 1.1, 2 и 4 отчета 4-ФСС.

Подраздел 2.1.1 заполняют:

• страхователи, которые выделили подразделения в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ);
• страхователи — учреждения, часть деятельности которых финансируют из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников;
• страхователи — физлица, которые исчисляют взносы по нескольким основаниям.

Сейчас табл. 1.1 отчета 4-ФСС заполняют только страхователи с подразделениями, выделенными в СКЕ.

Форма 4-ФСС также включает табл. 3, но в ЕФC-1 аналогичного раздела нет.

Нюансы заполнения формы для организаций бюджетной сферы

В подразделе 1.3 подраздела 1 раздела 1 отражают информацию о зарплате и условиях работы. Его подают государственные (муниципальные) учреждения, которые осуществляют некоторые виды деятельности. На основе этого подраздела станут мониторить систему оплаты труда в бюджетной сфере. Похожую форму учреждения сдавали единовременно за 2020 год.

Расскажем, как заполнять некоторые реквизиты и графы.

В поле «КТО организации» указывают код типа организации по перечню, например: музеи – 1.02, общеобразовательные организации – 3.1.2, больницы – 4.1.01.

Поле «Идентификационный номер ТОСП (если ТОСП)» заполняют только территориально обособленные подразделения.

В поле «OID организации» медорганизации указывают номер OID по федеральному регистру. Иные организации поле не заполняют. Номер OID медорганизации вносят и в гр. 4 «Наименование структурного подразделения; OID».

В гр. 1 «N п/п» номер присваивают строке, когда надо отразить несколько периодов работы застрахованного. Графы не заполняют, если работник выполнял работу только по договору ГПХ.

Из классификатора к порядку заполнения формы организации берут:

• код для гр. 5 «Код наименования должности (профессии)». Если подходящего значения в классификаторе нет, то вносят наиболее близкое обобщенное наименование;
• код для гр. 6 «Код категории персонала». Если должность имеет 2 и более кодов, то указывают код, который соответствует максимальному уровню разукрупнения;
• коды ученых и почетных званий для гр. 7 «Звание (степень)». Ученую степень работника обозначают «КН» или «ДН». Если у работника нет званий и ученых степеней, ставят «0»;
• коды для гр. 12 «Профессиональная квалификационная группа» и гр. 13 «Квалификационный уровень». В графах ставят «0», если должности нет в профессиональных квалификационных группах. Если она есть в группе, но для нее нет квалификационного уровня, то «0» вносят только в гр. 13;
• код для гр. 14 «Класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности». При отсутствии информации ставят «0»;
• код для гр. 23 «Код выплаты».

В гр. 8 «Код» и 9 «Значение» медорганизации ставят код по таблице из порядка заполнения. Все иные организации указывают «0».

В гр. 10 «Вид» указывают «1», «2» или «3» в зависимости от вида договора. Сведения о начисленных выплатах заполняют несколькими строками, если в течение месяца вид договора или его существенные условия труда изменили.

В гр. 11 «Срок» указывают одно из значений:

• 1 — трудовой договор на неопределенный срок;
• 2 — срочный трудовой договор.

В гр. 15 «Квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации» отражают значение от 1 до 3. Если у работника нет категории, то ставят «0».

Показатель гр. 17 «Система оплаты труда» принимает одно из значений:

• 1 – сдельная;
• 2 – повременная (работнику установили оклад, должностной оклад, месячную ставку);
• 3 – повременная (работнику установили часовую ставку);
• 4 – иная.

В гр. 21 «Код специальных часов работы» отражают один из кодов по таблице из порядка заполнения.

Размер выплаты в гр. 24 «Сумма» должен иметь значение с 2 знаками после запятой. В графе отражают фактические размеры выплат, начисленные работнику как в отчетном месяце, так и за предыдущие периоды. Корректируют данные в установленном порядке. В графе нельзя указывать отрицательные значения, которые произошли из-за неотражения или неполноты сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы зарплаты.

В подразделе 2.1.1 подраздела 2.1 раздела 2 строки «Основной ВЭД» учреждения заполняют по каждому виду финансирования. Для этого добавляют строки. В части деятельности, которую финансируют из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников, в гр. 5 учреждения указывают размер страхового тарифа для 01 класса профриска.

В остальном порядок заполнения схож с тем, что сейчас применяют для табл. 1.1 отчета 4-ФСС.